Renseignements généraux

ACCÈS AU TERRAIN
Les compétiteurs, en performance, ont accès au terrain à compter de 10 h, le vendredi 24 août. Le site doit être libéré pour 19 h, dimanche 26 août.
Les compétiteurs, en gymkhana, ont accès au terrain à compter de 10 h, le vendredi 31 août. Le site doit être libéré pour 19 h, le dimanche 2 septembre.

AFFICHAGE
L’affichage de commanditaires de la part des associations régionales et des participants doit au préalable être approuvé par le comité organisateur.

AIRES D’ENTRAÎNEMENT
Des aires d’entraînements extérieures ont été prévues.

CHEF D’ÉQUIPE
Chaque association régionale doit nommer un chef d’équipe, membre en règle de la Fédération équestre du Québec. Le chef d’équipe est le représentant officiel de l’association régionale auprès du comité organisateur, le service de secrétariat et le département des communications.
Les responsabilités du chef d’équipe sont nombreuses et variées. Il est recommandé que chaque chef d’équipe se désigne un adjoint pour l’assister dans ses fonctions.

Sommaire des responsabilités :

• Connaître en détail l’avant-programme et les règlements régissant West Feria ; 
• Agent d’information auprès des dirigeants de son association, des cavaliers, parents, entraîneurs ;
• Participe, s’il y a lieu, aux réunions (conférence téléphonique) avec les membres du comité organisateur ;
• Responsable de soumettre, avant la date limite, les inscriptions de sa délégation ; 
  o Valider l’admissibilité des participants (membre FEQ, résidence, qualifications, âge, certificat Coggins) ;
  o Documents à soumettre : Confirmation de participation, liste maîtresse des cavaliers, liste maîtresse des chevaux, inscriptions ;
• Être sur les lieux de l’événement à compter du vendredi midi ;
• Voir à la répartition des boxes selon les places attribuées par le comité organisateur ;
• Voir à accueillir les membres de sa délégation ;
• Valider les inscriptions préparées par le service de secrétariat ;
• Seul répondant pouvant apporter des modifications aux inscriptions ;
• Participe à la réunion des chefs d’équipes ;
• Agit en tant que coordonnateur de sa délégation pour la cérémonie de clôture.

CAMIONS – REMORQUES À CHEVAUX
Une aire de stationnement spécifique pour les remorques et camions à chevaux a été prévue ; les participants seront dirigés dès leur arrivée. Ces véhicules doivent être garés au stationnement prévu, une fois le débarquement effectué. Le stationnement adjacent au Colisée Cardin est réservé aux spectateurs.

CÉRÉMONIE DE CLÔTURE
Lors de la cérémonie de clôture, la tenue vestimentaire doit être appropriée à la discipline, de bon goût et conforme à l’article 101 du Livre des règlements western, XXXIIIe édition, 2012, avec tout le décorum que cela présuppose.

CHEVAUX NON PARTICIPANTS
Les chevaux non participants ne sont pas admis. En cas d’infraction, une amende de 75 $ sera appliquée par cheval présenté sur le terrain d’exposition qui ne participe pas à l’événement West Feria. De plus, aucun box ne sera alloué.

CHIENS
Les chiens sont acceptés sur le site mais ils doivent être tenus en laisse. Aucun chien n’est admis dans le cadre des cérémonies de fermeture du Championnat d’équitation western du Québec. Les chiens ne sont pas acceptés à proximité de la barrière d’entrée du manège.

CONTRÔLE ANTI-DOPAGE
Des tests anti-dopage des chevaux seront effectués lors de la compétition. La réglementation de la Fédération équestre du Québec sera appliquée.

ÉCURIES
Les chevaux sont logés sur le site de la compétition. Les préposés à l’accueil indiqueront aux compétiteurs l’emplacement des boxes de leur équipe. Chaque concurrent doit fournir un seau à eau et une mangeoire.

EXPOSANTS

Des emplacements pour exposants sont disponibles. Les détails concernant les coûts et les heures d’ouverture sont disponibles auprès d'Ève-Marie Frappier, emfrappier@feq.qc.ca, 514 252-3053 / 1 866 575-0515. Les arrangements doivent être pris au préalable.

MODIFICATION DE L’HORAIRE
Le comité organisateur se réserve le droit de modifier l’horaire de la compétition.

MOTOCYCLETTES ET VÉHICULES TOUT-TERRAIN
Aucune personne d’âge mineur ne sera autorisée à conduire de tels véhicules sur le terrain. L’utilisation de ces véhicules par des adultes sera tolérée, sous réserve d’une grande prudence. En cas d’abus, le comité organisateur se réserve le droit d’interdire leur utilisation.

ORDRE DE PASSAGE
L’ordre de passage des concurrents est établi au hasard par le service de secrétariat.

RÉUNION DES CHEFS D’ÉQUIPE
Une réunion des chefs d’équipe en performance, d’environ 45 minutes aura lieu au secrétariat le vendredi 24 août, à compter de 18 h 30.
Une réunion des chefs d’équipe en gymkhana, d’environ 45 minutes aura lieu le vendredi 31 août, à compter de 20 h 30, au secrétariat.